Jak archiwizować dokumenty?
Problem archiwizowania dokumentów nie jest jedynie kwestią indywidualnych upodobań danej osoby, ale z reguły wymogiem stawianym przez odpowiednie regulacje prawne. Przykładowo każde przedsiębiorstwo zgodnie z ustawą o rachunkowości jest zobowiązane do przechowywania większości dokumentów księgowych przez okres pięciu lat, a rocznych sprawozdań finansowych przez cały czas działalności. Mając powyższe na uwadze, powinieneś poznać niektóre z istotnych zagadnień związanych z archiwizowaniem danych, zarówno papierowych jak i elektronicznych:
1
Dokumenty papierowe są bardzo wrażliwe na wilgoć, światło oraz pleśń. Do ich bezpiecznego przechowywania konieczne jest umieszczenie ich w pomieszczeniu możliwie suchym, przewiewnym i oświetlonym sztucznym światłem, możliwie niezbyt jasnym.
2
Z biegiem czasu ilość dokumentacji może gwałtownie narastać – warto więc przygotować się zawczasu organizując pomieszczenie dedykowane na potrzeby archiwum wyposażone w odpowiednie szafy lub mocne regały, do których dostęp będzie łatwy z obu stron.
Reklama
3
Należy zadbać o sumienne ewidencjonowanie umieszczanych w archiwum dokumentów, tak aby ich przyszłościowe szybkie wyszukanie nie nastręczało trudności.
4
Ważniejsze dokumenty warto sporządzić w kopiach, również elektronicznych (fotokopia, mikrofilm, skan itp.)
5
Dokumenty elektroniczne należy bezwarunkowo skopiować na kilka różnych nośnikach i przechowywać je w miejscach dla tych nośników bezpiecznych (w wypadku płyt CD/DVD w temperaturze pokojowej, przy kasetach streamerów w miejscach nie narażonych na zewnętrzne pole magnetyczne itp.)
6
W przypadku sporych ilości dokumentów lub niekorzystnych warunków lokalowych rozważ możliwość skorzystania z profesjonalnej firmy oferującej usługi archiwizacji dokumentów.
Komentarze