Jak rozliczyć koszty delegacji służbowej?

Wyjazd na delegację służbową to dla pracownika z jednej strony możliwość zobaczenia nowego miasta i poznania nowych miejsc, z drugiej jednak - często dość spore niedogodności. Pracownik wyjeżdżający w podróż służbową spędza wiele czasu poza domem. Musi zakwaterować się w hotelu, opłacić na miejscu wyżywienie oraz odbyć podróż ze swojego miejsca zamieszkania do miejsca odbywania delegacji. Aby pokryć koszty, jakie ponosi przy tych okazjach, pracodawca każdorazowo powinien zwrócić mu koszty delegacji.
1
Rodzaj rozliczenia zależy przede wszystkim od miejsca, w którym zatrudniony jest pracownik. Wysokość kwot, jakie są zwracane pracownikom państwowych i samorządowych jednostek budżetowych z tytułu podróży służbowych określana jest co roku w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej.
Jeżeli pracownik jest zatrudniony w sektorze prywatnym, wysokość kwot, jakie są zwracane z tytuły delegacji, określona jest w układzie zbiorowym pracy lub w umowie o pracę danego pracownika.
2
Pracownik będący w delegacji służbowej przede wszystkim powinien otrzymać zwrot diety, czyli kosztów wyżywienia. W tym przypadku stawka jest stała i wynosi 23 złote za każdą rozpoczętą dobę podróży. Czas ten liczy się od momentu, w którym pracownik wyrusza z miejscowości, w której mieszka. Warto wiedzieć, że w niektórych przypadkach przysługuje także zwrot na przykład połowy diety za cały dzień. Dieta powinna zostać wypłacona każdemu pracownikowi - nie musi on w tym celu przedstawiać żadnych rachunków czy paragonów z restauracji lub sklepów.
Reklama
3
Pracownik może ubiegać się także o zwrot kosztów podróży. Jeżeli podróżuje środkiem publicznego transportu, powinien zachować i przedstawić pracodawcy zakupione bilety. Możliwe jest także odbycie podróży służbowej prywatnym samochodem lub motocyklem pracownika. Wówczas fakt ten powinien zostać wyraźnie zaznaczony w poleceniu wyjazdu służbowego wydawanym przez pracodawcę. Pracodawca ma także obowiązek ustalić jeszcze przed wyjazdem stawkę za każdy przejechany kilometr i na podstawie odczytów licznika wypłacić pracownikowi odpowiednią sumę po jego powrocie. Zwraca tym samym koszty paliwa oraz eksploatacji pojazdu.
4
Kiedy pracownik wyjeżdża w delegację służbową na dłużej niż jeden dzień, pracodawca ma obowiązek zwrócić mu także koszty noclegu. Najczęściej to pracodawca organizuje nocleg i opłaca go z góry. Jeżeli jednak tego nie zrobił, pracownik powinien znaleźć sobie odpowiedni nocleg na własną rękę, a po powrocie przedstawić pracodawcy rachunek. Jeżeli tego nie zrobi, przysługuje mu zwrot kosztów określony ryczałtem w wysokości 150% dziennej diety.
5
Po powrocie z delegacji pracownik ma obowiązek przedstawić pracodawcy rachunki za nocleg, podróż i jedzenie. Warto pamiętać o tym, że wszystkie wydatki powinny być udokumentowane. Nie wszyscy pracodawcy bowiem są skłonni do zwracania pieniędzy jeżeli pracownik nie przedstawi wszystkich rachunków. W takim razie ma gwarantowane jedynie wypłatę diety oraz zwrot zryczałtowanych kosztów, co nie zawsze będzie dla niego korzystne finansowo.

Komentarze

Nikt jeszcze nie dodał komentarza, bądź pierwszy i podziel się swoimi uwagami!

Twój komentarz